Warehouse Management System

Tidak semua gudang memiliki proses yang sama. Namun, setiap gudang memiliki proses standar yang sama yang berhubungan dengan arus masuk dan keluar. Proses-proses standar pada gudang dapat dioptimalkan dengan baik dengan Warehouse Management System (WMS). Mengoptimalkan enam proses ini akan memungkinkan Anda untuk meningkatkan operasi gudang Anda, mengurangi biaya & kesalahan, dan mencapai tingkat pesanan yang lebih tinggi. 

Jadi, apa saja proses standar pada gudang dan bagaimana cara menanganinya?

Warehouse Management System

1. Receiving

Proses receiving (penerimaan) adalah proses pada gudang pertama dan salah satu yang paling penting. Demi melakukan proses penerimaan dengan baik, gudang harus dapat memverifikasi bahwa ia telah menerima produk yang tepat, dalam jumlah yang tepat, dalam kondisi yang tepat, dan pada waktu yang tepat. Kegagalan untuk melakukannya akan memiliki dampak konsekuen pada semua operasi berikutnya.

Penerimaan juga melibatkan pemindahan tanggung jawab atas barang ke gudang. Hal ini menempatkan akuntabilitas pada gudang untuk menjaga kondisi barang sampai dikirim. Menerima kargo dengan benar akan memungkinkan Anda menyaring barang yang rusak dan menghindari tanggung jawab atas barang tersebut.

2. Put-Away

Put-away (penyimpanan) merupakan proses perpindahan barang dari dermaga penerima ke lokasi penyimpanan gudang yang paling optimal. Gagal menempatkan barang di lokasi yang paling ideal dapat mengganggu produktivitas operasi gudang. Menyimpan barang dengan benar dan di lokasi yang tepat akan sangat bermanfaat karena dapat menghemat waktu pemrosesan barang, dapat mengoptimalkan ruang gudang, keamanan lebih terjaga, dan barang lebih mudah untuk dilacak dan ditemukan.

Tujuan dari pengoptimalan proses put-away adalah memindahkan barang untuk disimpan ke lokasi yang paling optimal dengan cara yang cepat, efisien, dan efektif. Anda dapat memanfaatkan WMS. Prosesnya dimulai ketika operator menerima tugas put-away dari WMS kemudian dapat dilakukan proses memindai barcode barang yang relevan untuk disimpan. Jika tidak ada barcode, maka entri manual dapat mengkonfirmasi bahwa barang telah diidentifikasi. Pada titik ini sistem akan mengarahkan staf put-away untuk mengirimkan barang ke lokasi penyimpanan yang relevan.

Setelah berada di lokasi, operator akan memindai barcode lokasi stok yang relevan atau secara manual mengonfirmasi bahwa lokasi yang benar telah ditemukan. Langkah selanjutnya dengan memasukkan barang ke dalam slot sebelum mengonfirmasi bahwa proses penyimpanan telah selesai.

3. Picking

Picking adalah proses gudang yang mengumpulkan produk di gudang untuk memenuhi pesanan pelanggan. Proses ini adalah proses yang paling mahal di gudang karena mencakup 55% dari total biaya operasional. Dengan mengoptimalkan proses ini maka akan memungkinkan Anda untuk mengurangi biaya secara signifikan dan meningkatkan efisiensi gudang Anda. Penyederhanaan proses ini juga harus fokus pada pencapaian akurasi yang lebih tinggi karena kesalahan dapat berdampak langsung pada kepuasan pelanggan Anda.

Salah satu cara untuk mengoptimalkan proses picking adalah dengan memperkenalkan teknologi yang tepat. Teknologi seperti WMS dengan aplikasi di smartphone dapat merampingkan proses pickin karena memungkinkan karyawan Anda untuk melihat daftar pengambilan dan mengakses sistem secara real time. Pemanfaatan penggunaan WMS lainnya dengan melakukan analisis untuk meningkatkan tata letak gudang Anda, memilih metodologi pengambilan yang tepat, dan memandu pegawai dalam menjalankan proses pengambilan dengan benar.

4. Packing

Packing (pengemasan) adalah proses gudang yang menggabungkan barang-barang yang diambil dalam pesanan penjualan dan mempersiapkannya untuk dikirim ke pelanggan. Salah satu tugas utama packing adalah memastikan bahwa meminimalkan kerusakan sejak barang meninggalkan gudang. Selain itu, pengemasan harus cukup ringan agar tidak menambah berat barang dan cukup minimal untuk mengendalikan biaya pengemasan.

Pemanfaatan WMS dapat digunakan untuk memandu tim Anda dalam melaksanakan tugas tersebut. Dengan WMS yang memiliki semua data yang diperlukan, seperti dimensi dan berat maka sistem dapat secara otomatis menentukan jenis dan jumlah bahan pengemasan yang akan menjaga barang tetap aman dan biaya pengepakan rendah.

5. Dispatching

Dispatching atau pengiriman merupakan proses akhir gudang dan awal dari perjalanan barang dari gudang ke pelanggan. Pengiriman dianggap berhasil hanya jika pesanan yang tepat telah disortir dan dimuat, dikirim ke pelanggan yang tepat, melakukan perjalanan melalui mode transit yang tepat, dan dikirimkan dengan aman dan tepat waktu.

Dengan WMS yang didukung dengan informasi real time maka Anda dapat mengakses informasi yang tepat dan memverifikasi pengiriman dengan cepat. Proses dispatching  juga akan semakin mudah karena sistem memungkinkan Anda untuk mengalokasikan jumlah sumber daya yang tepat sehingga bisa mencegah kelebihan atau kekurangan alokasi.

6. Returns

Meskipun proses ini paling dihindari oleh hampir semua perusahaan, tetapi Anda tetap perlu mengantisipasinya. Proses returns atau pengembalian dapat menjadi proses yang rumit karena semakin meningkatnya pelanggan yang menginginkan proses returns akibat meningkatnya tren belanja online.

Pada proses returns, Anda harus memastikan bahwa semua proses pengembalian harus dapat dilacak, termasuk riwayat pesanan dan fakturnya.

Sejak proses returns adalah proses yang kompleks, maka perusahaan harus memiliki SOP standar yang dipatuhi semua pihak. Semua kejadian harus dicatat sistem bersama dengan alasan mengapa barang dikembalikan.Inventaris harus diperbarui ketika barang dikembalikan ke tempat penyimpanan atau ditahan untuk tindakan lebih lanjut.

Penggunaan secara manual atau bahkan dengan spreadsheet untuk mengelola fungsi gudang mungkin belum lama, tetapi peningkatan teknologi yang tak henti-hentinya dan kompleksitas bisnis modern mengharuskan perusahaan untuk berinvestasi dalam sistem WMS yang tepat untuk tetap kompetitif.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here